Giuseppe, di cosa si occupa, esattamente, l’ufficio amministrativo?
La funzione amministrazione si occupa di tutto ciò che riguarda la contabilità e i relativi adempimenti. È responsabile della correttezza dei dati riportati nei bilanci, sia civilistici e fiscali che interni, la cui redazione viene curata dallo studio del commercialista.
Dal punto di vista amministrativo, ci occupiamo di fornitori e partner, svolgendo anche funzione di approvvigionamento ed effettuando acquisti di varia natura.
Insomma, siamo la “cassa” dell’organizzazione.
Da chi è composto il team?
Siamo attualmente cinque persone, e lavoriamo tutti presso la sede di Caltanissetta: Silvia Guarnaccia, incaricata di predisporre tutti i conteggi relativi al sistema provvigionale del complesso mondo Wind Tre – soft, 3corner, D2D; Chiara Castellana, il più recente “acquisto”, che si occupa della stesura dei contratti — supportata da Patrizia — e di attività di segreteria; Salvatore Castronovo, che cura la registrazione delle spese per le successive analisi, classificando secondo vari criteri le spese effettuate; il sottoscritto, che coordina il gruppo. Io mi occupo personalmente dei business American Express, Europ Assistance, No Profit e dei nuovi progetti, relativamente non solo ai pagamenti, ma anche a tutti gli aspetti provvigionali. Supervisiono, inoltre, l’amministrazione e il payroll.
Tutti riportiamo a Geri Cacciato, il Chief Financial Officer di OM Group. Geri svolge funzione di Direttore Amministrazione, Finanza e Controllo. Per il Controllo — o per meglio dire per le attività di pianificazione strategica e reportistica — ci coordiniamo con Matteo Galli dell’ufficio di Milano.
Quali sono gli aspetti che vi danno maggiori soddisfazioni?
Beh, come dire? Quando “i conti tornano”! Sembra una battuta ma non lo è, e mi spiego meglio: abbiamo continuamente a che fare con tabelle, dati, numeri, report, situazioni, budget. Il nostro compito è fare in modo che tutto sia corretto. Vi assicuro, non è davvero facile.
E quali, invece, sono i più “critici”?
A volte, i rapporti coi nostri colleghi sul campo possono essere difficili. Mi spiego subito: chi riceve un’informazione che non capisce dal proprio Team Leader o Area Manager chiama noi in ufficio. Non c’è niente di male, per carità. Però i promoter sono 700… e noi siamo solo 5!!!!! Insomma, se rispondiamo in modo non proprio cortese, ora avete capito il perché.
Comprendiamo di dover svolgere questa “assistenza” ai colleghi, che però toglie tempo e concentrazione alle attività correnti, blocchi alla macchina.
Al di là delle attività ricorrenti, avete particolari progetti in corso?
Sì, stiamo lavorando alla modernizzazione dei nostri processi di lavoro. In pratica ci stiamo dotando di un nuovo sistema informativo che ci aiuterà a velocizzare il lavoro, a renderlo più organizzato, a poter reperire meglio le informazioni e i conteggi provvigionali. Insomma un passo avanti, grazie alla tecnologia, rispetto al tanto lavoro cartaceo o su numerosi file Excel distribuiti tra diversi utenti.
E quindi, una persona che voglia fare il vostro lavoro, che caratteristiche dovrebbe avere?
Oltre alla passione per i numeri, è necessario essere precisi, puntuali, molto attenti ai dettagli e alle scadenze, e anche – fatemelo dire – avere molta pazienza! Le conoscenze tecniche di ragioneria, contabilità ecc. ecc. sono pre-requisiti essenziali.
